Servisní aktivity
Tato stránka se věnuje řízení servisních aktivit. Je rozdělena do 3 částí, a sice fázi plánování ze strany servisního manažera, dále realizace ze strany servisního technika a v poslední sekci se vracíme zpět k servisnímu manažerovi, který schvaluje podklady k fakturaci, kterou v systému může rovnou provést.
Fáze plánování
Tato sekce se věnuje řízení servisních aktivit, konkrétně fázi plánování ze strany servisního manažera. Provede Vás scénářem, který započne e-mailiovou poptávkou ze strany potenciálního zákazníka, seznámí Vás s možnostmi, které během tohoto procesu můžete v systému využít, urychlit a zjednodušit si tak práci.
1 - Poptávka na servisní aktivitu
Prvním videem započne celý proces - zákazník Vás kontaktuje e-mailem, s požadavkem na servis jeho techniky. Ukážeme si, jak nového klienta jednoduše založit, přes rozsáhlou externí databázi a veškeré aktivity s ním spojené vést od chvíle založení v jeho kontextu.
2 - Založení instalované techniky
Klienta máme založeného, můžeme se přesunout ke druhému kroku, a sice založení instalované techniky. Stále pracujeme v kontextu klienta, jednoduše vytvoříme nový projekt, který tam bude vedený. Vyplníme kartu techniky, která se dá zcela robustně upravovat, narození a záruku. Rovněž můžeme přidat fotografii.
3 - Založení servisní aktivity
Servisní aktivitu zakládáme ve stromové hierarchii - nahoře stojí složka klienta, následně instalovaná technika a poté servisní aktivita. Servisní aktivity mají 3 typy, můžeme si vybrat z jednorázového, pravidelného nebo záručního servisu. Manažer servisu může aktivitu rovnou přiřadit konkrétnímu technikovi. Funkce Drag&Drop umožní později přesunout prvotní e-mail a zařadit ho pod složku nového klienta.
4a - Předvyplnění servisní aktivity
Před samotným vykonáním servisu vyplní manažer předběžně detailní údaje k servisní aktivitě - kartu techniky, technické poznámky, závady, díly a materiál. U vyplnění výkazu práce video končí a jak na samotné plánování do kalendáře nám odkryje další video.
4b - Naplánování aktivity do kalendáře
Pro zaplánování servisní aktivity do kalendáře technika využijeme sdíleného kalendáře. Přidáme si jeho do našeho kalendáře zjistíme, kdy má technik volno. Vyplníme potřebné údaje a aktivita se technikovi do jeho kalendáře automaticky propíše.
5 - Správa servisních aktivit
V přehledu servisních aktivit vidíme, které aktivity mají přiřazenou událost a které ne. Mezi aktivitami můžeme jednoduše přepínat, přiřadit je servisním technikům, kde tak není učiněno. Zjistíme, které aktivity nemají naplánovanou událost a v souladu s časovými možnostmi technika a zákazníka naplánujeme datum a čas servisu.
Fáze realizace
Fáze realizace spadá do kompetence servisního technika. Ten upravuje a zpřesňuje jednotlivé údaje u servisní aktivity, jako například počet ujetých kilometrů, parametry stroje, identifikovatelné závady či počty použitých komponentů.
1 - Detaily servisní aktivity
Servisní technik má od manažera servisu naplánované aktivity, může se podívat na jejich přehled na kartě servisních aktivity nebo ve svém kalendáři. Servisní aktivity jsou v systému vedeny ve vztahu na zákazníka i instalovanou techniku, to samé platí pro úkoly, které si může v systému pro sebe zadávat.
2 - Realizace servisní aktivity
Servisní technik prezentuje v den vykonání servisu zákazníkovi k podpisu zakázkový list, který je v systému vygenerován a automaticky lze nastavit, aby byl po podepsání a potvrzení hned poslán. V detailu aktivity se podíváme na e-mailovou komunikaci, ve které je veden zaslaný zakázkový list, jehož zaslání zvýší důvěru mezi zákazníkem a vámi.
Schvalování
Video v této sekci se obrací zpět k servisnímu manažerovi, který schvaluje díly, materiály, odpracované hodiny; zkrátka údaje, které vyplnil servisní technik během servisu.
1 - Schvalování podkladů -> fakturace
Kontrola údajů vyplněné servisním technikem, zakázkový list, zaslání údajů k fakturaci. Od nevyřízených produktů ke schválení a finální zaslání k fakturaci. Fakturaci lze provést přímo v systému, faktura se automaticky vygeneruje, buď v PDF nebo ve Wordu, dle našeho uvážení. Klientovi se ze systému hned zašle e-mail s fakturou a zařadí se pod kontext servisní aktivity.
