Ubezpečte se, že nepřicházíte o jedinou vyúčtovatelnou hodinu.

Jste placení za lidskou práci a čas strávený na zakázkách?

• Jste nuceni vykazovat svou práci formou výkazů práce?
• Nutí Vás, abyste vykazovali svou práci každý den?
• Dělá Vám problém pamatovat si, na čem jste zrovna ten den pracoval(a)?
• Je pro Vás vykazování práce zlem?

Pokud odpovíte alespoň jednou ANO, potom následující inovace Atollonu Vás zcela jistě potěší. Ve chvíli, kdy jsme u klienta seděli a přemýšleli, jak přinutit uživatele, aby si zadávali výkazy práce, byli jsme ztracení. Jedná se o poměrně tvůrčí firmu (velkou reklamní agenturu) a nikdo nechce ve firmě, která si svých lidí váží, je do něčeho tak odporného nutit. Jenže v čase lidí jsou peníze a ty firma k životu potřebuje. Pak přišlo zjevení - nápad. Proč nezajistit, aby za uživatele vyplňoval výkazy sám Atollon? Nebudu Vás napínat, ano, podařilo se.

Výkazy za Vás vyplní systém
Ok, nápad tu byl, jenže jak na to? Asi by to chtělo, aby uživatelé kompletně využívali funkcí Atollonu, pak už bude snadné zajistit, že všechny jejich činnosti v systému budou zaznamenány automaticky i do výkazů práce. To už byl jen krok k nové Workflow aktivitě, která zajišťuje, že veškeré aktivity uživatelů v systému, související se zakázkami, lze automaticky zadat i do výkazů práce.

Co pro to udělat?
1.) Identifikujte veškeré činnosti, které uživatelé v souvislosti se zakázkami a projekty realizují.

Příklady:

• Změna stavu projektu

(např. označení, že projekt jde do realizace, asi jste museli nějak přípravu projektu zajistit?)

• Ukončení úkolu

(splníte práci, mělo by se to zobrazit ve výkazech?)

• Zaslání e-mailu

(ve vazbě na projekt zašlete jakýkoli e-mail, s tím jste si asi také dali práci?)

Pozn.: pokud jste podnikli implementační program Atollon Motor růstu firmy, potom jsou již veškeré vaše klíčové procesy spojené s realizací zakázek v Atollonu monitorovány.

2.) Teď už jen stačí přidat do daného procesu novou Workflow aktivitu "Založení výkazu práce", nadefinovat Typ práce a odhadovanou dobu a je hotovo.

Každá činnost uživatele v systému tak bude zaznamenána do výkazu práce. Jedinou povinností uživatele bude si své výkazy každý den projít, ověřit správnost zadání odhadované doby a výkazy potvrdit. Díky komponentě panelu pro sledování vyplněných výkazů práce se již váš semafor bude každý den zobrazovat zeleně - tedy bude Vás chválit za to, že jste svou povinnost vyplnit výkazy práce řádně splnili.