"Nemám na Vás čas, vůbec mne nezajímáte a jste pro mne absolutní ztrátou času." Přestože to může být v daném okamžiku pravda, nesmí se tuto skutečnost uchazeč nikdy dozvědět.

Pocit, jaký má uchazeč ze styku s Personální Agenturou, si přenáší dále a negativní zkušenost se šíří daleko rychleji a vydrží v paměti mnohem déle. Nejhorší je pak stav, kdy Vás relevantní uchazeč odmítne kvůli předchozí negativní zkušenosti svojí, či někoho blízkého.

Než obvolám všechny odmítnuté uchazeče, tak mi hrábne.

V současnosti stále platí stav, že na většinu středních a nižších pozic je dostatek uchazečů a zamítat je všechny osobně je extrémně náročné na čas a tedy krajně neefektivní. Standardem je pak situace, kdy je uzavřena pozice a konzultant tak musí najednou informovat velké množství uchazečů v různém stádiu výběrového řízení, kteří již v tuto chvíli pro něj nemají žádnou přidanou hodnotu.

Vážený pane/paní, dovolujeme si Vás informovat ...

Ideální je si nastavit několik základních procesů:

1. Určit si hranici, kdy je ještě telefonický kontakt nezbytný a kdy je již potřeba psát e-mailem.

2. Zvážit, zda je nezbytné reagovat na nevyhovující profil ihned, či je sdružovat do skupin a po určitých časových intervalech je informovat o neúspěchu.

3. Rozvrhnout, dle stádia výběrového řízení, KDO bude uchazečům reagovat a ušetřit tak čas konzultanta pro efektivnější činnosti.

4. Nastavit formu komunikace tak, aby i v případě mailového zamítnutí měl uchazeč pocit, že mu byla věnována náležitá péče konkrétního konzultanta. Vyvarovat se sterilním formulacím.

Jak se na to tedy podívat?

Tedy nejprve si procesně oddělíme uchazeče, u kterých je osobní telefonický kontakt žádoucí (například uchazeči v poslední fázi výběrového řízení, či uchazeči na velmi seniorních pozicích s potenciálem další vzájemné spolupráce), těmto uchazečům se musí konzultant věnovat osobně a zde si práci neušetříme. Zbytek je pak možno kontaktovat mailově. Už zde je možno tuto činnost přenést na levnější pracovní sílu, než je konzultant (např. recepční, brigádník, ...), či proces jako takový automatizovat.

Mailový klient jako mocný nástroj.

Ideálním nástrojem pro efektivní opakující se komunikaci je v tomto případě Hromadná korespondence. Narozdíl od klasické „kopie“ není doručitel informován o ostatních doručitelích a zároveň je zde možnost značného stupně personifikace. Standardně se vytváří mailová šablona, kde na začátku a na konci jsou symboly, které aplikace při odeslání nahradí oslovením adresáta a podpisem odesílatele. Zde bych doporučil spíše verze, které mají nastavitelné oslovení uživatelsky (například při zadávání uchazeče do systému), protože český jazyk je značně záludný a není nic horšího, než když Vám přijde e-mail s nepřirozeně zkomoleným jménem.

Příklad zpracování hromadné korespondence: http://www.youtube.com/watch?v=WCV_hfcxl9g