Může se to zdát směšné, ale zjistili jsme že řada malých a středních firem neví dost o svých klientech a nesbírá o nich dostatečné informace, které by mohla použít pro lepší zacílení svých služeb nebo marketingových kampaní.

Hodně informací se prostě ztrácí nebo odchází z firmy společně s lidmi, kteří je mají v hlavách.

Každý ve firmě používá adresář různě – adresář v MS Outlook (nebo jiném e-mailovém klientu) používáme k odesílání pošty, sekretářka má adresář lidí, kterým se posílají novoročenky, obchodník má adresář lidí, kterým posílá informace o novinkách, nákupčí má adresář potenciálních dodavatelů a tak dále.

Základem pro jakýkoli efektivní systém práce firmy je práce s těmito elementárními daty. Údaje o obchodních partnerech, minulých či budoucích, dodavatelích, konkurenci, uchazečích o práci atd. bychom měli někde sledovat. A to nejlépe na jednom místě nebo tak, aby byly adresáře vzájemně propojeny.

Účetní systém jako primární systém pro sledování základních identifikátorů není nejvhodnější – jsou vhodnější systémy, zejména CRM systémy (Customer Relationship Management). Ale je dobré mít ERP systém propojen s CRM (o výhodách propojení obchodního a účetního systému budeme hovořit v některém z dalších článků).

Také je vhodné mít adresní karty nějak vhodně označeny, aby bylo na první pohled patrné, do jakých kategorií příslušný kontakt patří. Může jít o dodavatele, VIP zákazníka, firmu ze středočeského kraje atd. Tyto tzv. adresní klíče si můžete představit jako popisku na složce firmy. U nás například dlouhodobě sledujeme, odkud k nám zákazník přišel – na referenci, z webu, z reakce na newsletter či konkrétní kampaň atd. Mohu pak dlouhodobě sledovat účinnost různých prodejních kanálů a dále pracovat na jejich vylepšení. Pokud se změní telefonní číslo, stačí jej zadat jednou. Pokud prodejce zjistí, kdy mají klientovy děti narozeniny, tato informace nezmizí ani po odchodu prodejce z firmy.

Pokud základní informace o vašich obchodních partnerech nejsou ve vaší firmě sjednoceny a synchronizovaně doručovány tam, kde je jich potřeba, pouvažujte nad tímto malým krokem. Koneckonců malé kroky postupných zlepšování (japonsky kaizen) dovedly japonské firmy tam, kde jsou nyní – předmětem obdivu podnikatelů celého světa.