Kolik nabídek denně napíšete nebo kolik žádostí zpracujete? Kolik času strávíte vytvářením nabídky a kolik času věnujete sledování odchozí komunikace?

Zde je příklad, kolik času tyto procesy zaberou. Řekněme, že vytvoříte a odešlete nabídku za pět minut. Pak vám zabere dvě minuty archivace každé nabídky do složek na sdíleném serveru. Pro tento příklad řekneme, že každý den vytvoříte 20 takových nabídek. Denně na těchto nabídkách strávíte (5 + 2) x 20 = 140 minut = 2 hodiny a 20 minut.

Myslíte si, že strávit 30 % pracovního dne nad nabídkami je produktivní? Jak také pokračuje proces potvrzování nabídek? Pravděpodobně také posíláte žádost o potvrzení, což také zabere nějaký čas. Pak přichází na řadu vyúčtování a podobný proces vyúčtování začíná znovu.

Celý tento proces obvykle prochází třemi odděleními: Obchod (nabídka), zákaznický servis (potvrzení) a fakturace (vyúčtování). Co když informace narazí na překážku nebo se dokonce zastaví? Více informací o toku informací naleznete zde.

V každém z výše uvedených oddělení trvá proces určitou dobu zpracování. Předpokládejme, že zákaznický servis obdrží 10 objednávek, které následně potvrdí a zadá do systému během 50 minut. Fakturace pak řekněme dokončí fakturaci 10 objednávek během 20 minut.

Na výše uvedeném příkladu odpovídá 20 dotazů 30 hodinám a 30 minutám času!

Hledání lepších a efektivnějších způsobů, jak tyto procesy realizovat, je to, co odlišuje lídry a inovátory na trhu.

Atollon pomáhá tyto cesty najít, ale jak?

Představte si situaci, kdy každá vaše nabídka bude mít jasnou strukturu, bude vytvořena rychleji, bude automaticky archivována a umožní vám snadno předávat dokumenty ke zpracování. Nebo ještě lepší by bylo pracovat s jedním dokumentem, se kterým pracují všechna oddělení.

Nyní si spočítejme, kolik času zabere zpracování a archivace pomocí řešení Atollon. Zpracování se zkrátí na tři minuty při použití systematického, automatického programu pro předvyplňování dat společnosti Atollon. Archivace je automatická (tj. časová investice je nulová).

Čísla jsou následující: (3 + 0) x 20 = 60 minut.

Naše řešení ušetří téměř hodinu a půl ve srovnání s tradičními procesy, a to jen v obchodním oddělení! Pokud počítáme s dalšími úsporami pro zákaznický servis, odhadujeme další úsporu minimálně 40 minut díky snadnému přepínání z jedné šablony na druhou v systému - navíc není třeba do systému zadávat žádné informace, protože to již bylo provedeno na začátku procesu obchodním týmem. Stejně tak pro oddělení fakturace se při použití tohoto systému zkrátila doba oproti tradičním programům na polovinu, tedy asi na 10 minut. Celková úspora činí 2 hodiny 20 minut.

Zaměstnanci neefektivně fungujících firem stráví denně tři a půl hodiny vyřizováním žádostí. Pokud se neefektivním činnostem vyhnete pomocí systému Atollon, zabere vám to pouhou 1 hodinu a 10 minut!

Měření času, který denně trávíte žádostmi:

Doba obchodování (příprava + archivace) x počet zpracovaných požadavků za den = ................min
Doba obsluhy zákazníka (příprava + archivace) x počet zpracovaných objednávek/den = .................min
Doba fakturace (příprava + archivace) x počet zpracovaných objednávek/den = .................min
K tomu můžete připočítat i čas na sběr reklamací, který je možné pomocí Atollonu také částečně automatizovat.

                                                                                                                 Celkově .................hodin ..................min

Nezáleží na tom, jakou strukturu má vaše nabídka, potvrzení objednávky a faktura, v systému Atollon to nemá žádný vliv na čas, který strávíte zpracováním informací. Díky předdefinovaným postupům a automatickému vyplňování známých údajů může Atollon zefektivnit váš den a umožnit vám mnohem efektivnější podnikání.