Pokud jste se někdy zamýšleli nad otázkou, jak podchytit veškerou firemní komunikaci, aniž by se ztratila a aniž byste museli investovat zvýšené úsilí archivaci korespondence, potom je tento článek pro vás.

Kdo je ve vaší firmě vlastníkem komunikace?

V Outlooku (případně i jiném e-mailovém klientu) je pošta plně ve vlastnictví uživatele (odesílatele nebo příjemce sdělení). To je naprosto v pořádku, pokud se jedná o soukromou poštu pracovníka. Co se ale stane v případě, kdy chceme takové e-mailové řešení použít pro firemní účely? Uživatel je i ve firmě stále vlastníkem svých zpráv. Množství komunikace (obvykle i stovky zpráv denně) vede uživatele, aby si poštu dále třídil. Uživatel si proto ve svém Outlooku vytváří množství vlastních složek, do kterých své zprávy ukládá, aby v nich později získal přehled. Z pohledu uživatele naprosto v pořádku. Je to tak i z pohledu firmy? Opravdu chcete, aby si každý pracovník řešil vše samostatně a vytvářel uvnitř firmy vlastní databáze, zcela nezávislé na ostatních systémech firmy?

Jak snadno dohledáte firemní zprávy?

Nebylo by pro společnost nebo tým pracovníků lepší, aby uživatelé ukládali veškerou firemní komunikaci ve sdílených složkách? V případě kombinace Outlook + Exchange je to poměrně snadné. Stanoví se firemní správci mailového systému, kterým je umožněno vytvářet sdílené složky. V případě několika málo složek v rámci celé firmy je toto řešení postačující. Co se ale stane, pokud firma potřebuje sledovat komunikaci ihned po založení potenciálního zákazníka (např. automaticky registrovaného z webu nebo zadaného obchodníkem), případně ihned po založení projektu, obchodního případu, apod. Opravdu chcete pokaždé ztrácet čas a vytvářet ručně sdílenou složku?

Zaveďte dobrý systém do správy firemní komunikace

Atollon zabezpečuje, na rozdíl od Outlooku, automatické vytvoření poštovní přihrádky pro každého klienta nebo každý projekt či obchodní případ ve vaší společnosti, i kdyby jich byly statisíce. Přitom je možné se v nich stále pohodlně orientovat - a jako třešnička na dortu - do každé takové schránky je možné zasílat zprávy i z externích e-mailových systémů. Atollon navíc neřeší ukládání pouze e-mailů do kontextů. Můžete do nich ukládat i i jiné typy záznamů, počínaje dokumentem, zaslanou nabídkou a konče vystavenou fakturou s příslušnou e-mailovou korespondencí.