Jak by bylo krásné každý den odcházet z práce s čistým Inboxem. Jenže to tak snadné není, málokdo si dovolí všechny e-maily od klientů jednoduše vymazat. Máte odpovědnost za fungování své firmy a svých klientů a v e-mailech je často schovaná řada úkolů. Úkoly plní váš inbox, nejste schopni vyřešit vše najednou a koncept "Zero Inbox" se stává utopií. Pokud za vás e-maily může vyřešit kolega nebo podřízený, gratulujeme! Máme pro vás nástroj, pomocí kterého e-mail elegantně delegujete na kolegu, který by se měl o jeho řešení postarat.

Také vám pomáháme snížit počet zpracovávaných e-mailů. Většina tradičních poštovních nástrojů paradoxně přispívá k chaosu v e-mailech tím, že jedinou možností, jak delegovat e-mail, je ho přeposlat na kolegu. Tak vznikají nesmyslné kopie, které řeší vícero lidí najednou.

Jak se tedy zbavit e-mailu?

Rychle delegujte e-mail na kolegu

S nejnovější verzí Atollonu je možné se snadno zbavit e-mailu a zabít dvě mouchy jednou ranou.

1.) Přesuňte zprávu do kontextu

Přesuňte zprávu do složky, která je sdílená s kolegou - např. na kartu klienta nebo projektu.

2.) Doplňte upozornění na kolegu

Systém vám uživatele nabídne automaticky (dle primární odpovědné osoby za klienta nebo projekt). E-mailu se zbavíte rychle a efektivně přesunete řešení na kolegu.

Vytvořte z e-mailu číslovaný požadavek

Toto je sice již starší funkce Atollonu, nicméně stále velmi užitečná. Příchozí e-mail kliknutím přeměníte v požadavek. Výhodou je, že zasilatel dostane okamžitě elegantní upozornění o přijetí požadavku a URL, na kterém může jeho řešení sledovat. Na vás je pak delegovat řešení požadavku.

Používejte sdílené poštovní schránky

Další novinkou Atollonu jak pomoci rozprostřít zátěž klientských e-mailů na vícero osob je možnost sdílet poštovní schránky. V nastavení poštovní schránky můžete nasměřovat příchozí poštu do libovolné sdílené složky, kterou najdete v Průzkumníku. Každý uživatel s přístupovým oprávněním k dané složce si pak tuto složku může zobrazit ve své komunikaci a sledovat příchozí zprávy do společného Inboxu. Odebráním zprávy z této složky je možné dále distribuovat úkoly vyplývající z e-mailu konkrétním lidem.

Ať už někomu řešení e-mailu delegujete nebo sami iniciativně přebíráte řešení e-mailů ze sdílené složky, pomocí Atollonu zkrátíte proces vyřízení firemní komunikace na nezbytné minimum.

Do příštích verzí Atollonu pro vás připravujeme řadu dalších inovací, které značně zefektivní práci s firemní komunikací. Těšíme se na Vaše podněty a zkušenosti s využíváním integrované komunikace v Atollonu.