Pokud jste freelancer, tento článek není pro vás. Jen ti, co poskytují profesionální služby v týmu profesionálů významným klientům budou tušit, jak je časově náročné vytvořit fakturu klientovi "na míru".

Umíte se (snadno) přizpůsobit potřebám klienta?

Ve společnostech poskytujících profesionální služby se nevyhnete sjednávání individuálních podmínek jednotlivým klientům, jelikož vaši zákazníci očekávají individuální přístup. Stejně tak, jako si může zákazník snadno nakonfigurovat své nové auto, požaduje od vás služby na míru.

Manažeři firem poskytující profesionální služby se většinou shodnou na nutnosti (zejména VIP zákazníkům) umožnit nastavit si parametry objednávaných služeb, od nastavení hodinových sazeb dle seniority pracovníka, přes různé úrovně paušálů za předem sjednaný rozsah poskytovaných služeb a nevyhnou se ani sjednávání různých výjimek z obecných pravidel. Zpravidla čím dlouhodobější je vztah s klientem, tím větší specifika je nutné udržovat.

Jaké náklady nese vaše přizpůsobivost?

Manažeři musí každý měsíc trávit hodiny práce samotnou fakturací klientům. Kontrolují se vstupy z hlediska vykázané práce (zda-li je možné jí vůbec fakturovat a zda-li jsou výstupy v pořádku), kontrolují se paušály, aplikují výjimky z obecných pravidel, apod. Veškeré výjimky jsou v lepším případě zapsány v rozsáhlých tabulkách, ve kterých se většinou vyzná jen jejich autor.

Je možné takový proces automatizovat?

Po několikaměsíčním vývoji a ladění v reálném provozu jsme vyvinuli systém, který firmě umožní automatizovat fakturaci služeb i s ohledem na specifické požadavky jednotlivých klientů. Při troše snahy je snadno pochopitelný a nastavitelný.

Jak vám pomůže Atollon Lagoon Professional?

Automatická tvorba návrhů faktur

Atollon každý den vytvoří návrhy faktur, které je možné zaslat klientovi. Dle nastavení fakturace klienta je možné určit, v jakých intervalech se faktury vytváří. Třešničkou na dortu je, že každý den máte přehled o aktuálním stavu fakturace (tedy kolik byste vydělali, kdyby rovnou poslaly klientům faktury).

Integrované sledování práce

Jednou z klíčových funkcí Atollon Lagoon je i funkcionalita pro sledování práce. Uživatelé mohou sledovat práci mnoha způsoby, od ručního zadání práce na projekty, přes integrovaný time tracker (stopky) nebo pomocí událostí v kalendáři.

Sběr podkladů přímo od odpovědných uživatelů

Veškeré podklady k fakturaci (tedy jak výkazy, tak i výkony) je možné získávat přímo od koncových uživatelů nebo odpovědných pracovníků. Žádná data se “nedatlují” do systému 2x.

Nastavení pravidel fakturace

Atollon umožňuje nastavit globální pravidla, která určují způsob fakturace jednotlivých služeb napříč firmou. Různá pravidla mohou být nastavena pro jednotlivé typy projektů, aktivit nebo fakturovaných produktů a služeb. Pravidla pro jednotlivé klienty, projekty nebo např. typy aktivit je poté možné upravovat stanovením výjimky z obecného pravidla. Tím se šetří čas při úpravě pravidel pro jednotlivé klienty. Navíc, pokud individuální pravidla nastavovat nechcete, nemusíte. Ušetříte si tak čas při nastavení nového klienta.

Různí poskytovatelé služeb

V jednom systému je možné vytvářet faktury za různé subjekty (právní entity). Např. služby podpory klienta můžete fakturovat za jiný subjekt než služby konzultační, apod.

Různé měny

Podklady k fakturaci mohou být v různých měnách, ať už pochází z výkazů práce pracovníků, externích nákladů nebo evidovaných výkonů (transakcí), na základě kterých se faktury vytváří.

Fakturace výkazů práce

Podkladem k fakturaci může být účtovatelná práce. Pravidla pro nastavení fakturace mohou určit, jaké typy práce je možné účtovat a do jakých služeb (produktů) je slučovat (tedy např. také jak bude vypadat text položky na faktuře).

Individuální sazby klienta

Sazby výkazů práce mohou být nastaveny buď pomocí standardního ceníku práce nebo pomocí individuálních nastavení na základě smlouvy s klientem.

Kompenzace volných hodin

Paušály mohou zahrnovat volné hodiny, které je možné použít pro úhradu (jinak placených) hodin z výkazů práce. Systém rozděluje využití volných hodin na různé záznamy výkazu práce dle “férového pravidla” kompenzující poměrnou metodou různě vysoké sazby.

Fakturace paušálních plateb

Atollon umožňuje zadávat opakované platby, které se generují automaticky systémem v definovaných intervalech, např. týdenně, měsíčně, čtvrtletně, ročně, apod. Paušální platby mohou vytvářet i fond jednotek (hodin nebo ks) zdarma - ať už se kompenzují volné hodiny práce v ceně nebo počty ks (výkonů) zdarma.

Atollon zároveň umožňuje nastavit individuální cenu za výkon opakované služby / aktivity (vytvářené automaticky systémem na základě opakovaných servisních intervalů, např. měsíčně).

Různé tiskové šablony

Každému klientovi můžete nastavit různé tiskové výstupy a přizpůsobit individuální vzhled jak faktury, tak přílohy ve formě výkazů práce a výdajů.