To je podle Jana Šafky, majitele společnosti Atollon, hlavní přínos cloud aplikace Lagoon Project Management, kterou právě uvádí na trh.

Na svém webu uvádíte Lagoon Project Management jako profesionální nástroj k lepšímu využití stávajících zdrojů a zvýšení zisku z projektů. Co obsahuje Lagoon Project Management nového? A jak vůbec vznikl?

Požadavky na tvorbu aplikací vznikají obvykle první poptávkou. V případě projektového řízení jsme ale postupovali systematičtěji. Navštívili jsme okolo dvaceti top firem zabývajících se tvorbou webů, zejména těch sdružených v Asociace.biz, a sledovali, jak si vedou v oblasti nástrojů pro automatizaci řízení firmy. Vycházeli jsme přitom z předpokladu, že ostatní firmy v oboru na tom budou pravděpodobně hůře. Atollon se zabývá vývojem systému pro řízení projektů ve společnostech poskytujících profesionální služby již více než 12 let, nicméně až nyní jsme doplnili systém o stavební komponenty podporující též řízení kapacit.

Co by měla aplikace pro řízení projektů a lidských kapacit umět?

Měla by prostřednictvím svých nástrojů dokázat odpovědět na zásadní otázky: Kolik zakázek si může firma dovolit, aby je zvládla kvalitně odevzdat? Kolik lidí a v jaké struktuře potřebuje pro jejich realizaci? V jakém stavu se stávající zakázky nacházejí – nezpožďují se? Nejsou někteří zaměstnanci málo vytížení? Pracují na činnostech vedoucích ke zvýšení hodnoty pro zákazníka? O kolik firma přichází tím, že nedělají to, co by měli? Jsou některé firemní činnosti neefektivní? Samozřejmě výčet může být mnohem delší.

Co firma získá, když si Lagoon Project Management pořídí?

Pokud firmě chybí dobrý nástroj pro řízení projektů a kapacit, dřív nebo později se dostane do situace, kdy jí začnou některé věci - vzhledem k náročnosti koordinace více lidí na více projektech - utíkat. Vázne koordinace s dodavateli, není jasné, v jaké fázi je která aktivita, kdo na čem pracuje, chybí přehled o plnění termínů zakázek, vytíženosti zaměstnanců prací a tak dále.

S Lagoon Project Managementem firma zavede do organizace projektů jistý řád a projektoví vedoucí dostanou silný nástroj, který propojuje množství agend do jednoho snadně uchopitelného výstupu, sloužícího rychlejšímu rozhodování. S Lagoon Project Managementem také díky jeho reportům zjistíte, jak si na tom vaše firma opravdu stojí, což vám umožní hasit požáry s předstihem.

V případě nástroje pro řízení projektů a kapacit je jistě důležitá uživatelská přívětivost…

Nástroj by měl být dostatečně intuitivní jak pro manažery, tak pro koncové pracovníky, aby nikdo neměl problém informace do systému zadávat. My jsme na to při tvorbě aplikace Lagoon mysleli a dali si záležet na tom, aby byla pro uživatele opravdu přívětivá. Myslím, že se nám to docela povedlo, protože jsme vloni získali ocenění poroty na celosvětové soutěži CRM IDOL 2011.

Hlavní však pro nás musí být reference našich klientů a ty jsou naštěstí taky dobré. Aplikace si pochvalují především podnikatelé, kteří intenzivně pracují na rozvoji svých firem. Problém s ní nemají např. programátoři, kteří jsou zvyklí pracovat disciplinovaně. Naopak kreativci mohou mít zpočátku se systémem problém se sžít. Jakmile se ale seznámí s jeho přínosy, jejich počáteční odstup zpravidla pomine.

Mají aplikace Atollonu nějaké přednastavení? Nebo si uživatel musí vše nastavovat od začátku sám?

Lagoon Core platforma obsahuje několik typů projektů, které jsou již předkonfigurovány, například obchodní případy, zakázky nebo realizace různých projektů, případně kampaní pro marketing. Pro řadu oborů máme v jednotlivých modulech přednastavené i šablony. Náš konzultant nakonec nastavení ještě upravuje pro individuální potřeby klienta. Takové úpravy ale nejsou drahé a dají se zvládnout za několik dní.

Jak probíhá implementace systému do firmy? Jak dlouho a jak je to náročné?

Zjistili jsme, že do některých firem není dobré zavádět náš systém bleskově. Zaměstnanci třeba nemusejí být tak pružní, anebo se ukáže, že je nutné reorganizovat některé firemní procesy. Běžnou praxí je proto vícestupňový proces zavádění systému. U větších firem volíme cestu klasického školení klíčových zaměstnanců, které zajišťujeme vlastními zdroji. Proces trvá okolo dvou měsíců.

Kolik to stojí?

Aplikace poskytujeme jako službu, platí se za jednotlivé role lidí ve firmě (dle rozsahu zpřístupněné funkcionality). Projektový manažer vyjde za měsíc na 1.200 Kč. Uživatel CRM modulů pro řízení obchodu, marketing (včetně Core modulů) vyjde na 600 Kč. Běžný koncový uživatel může používat licenci Lagoon Core již za 240 Kč / měsíčně. Lagoon Professional, zahrnující i integrované finanční řízení projektů a fakturaci, vyjde na 800 Kč / měsíc za uživatele.

Samozřejmě si kteroukoli aplikaci a modul Atollonu můžete vyzkoušet, což vás o kvalitách našeho systému určitě přesvědčí víc, než cokoli vám tady řeknu.

V čem jste lepší než konkurence?

Atollon se nezabývá pouze jednotlivými oblastmi firemního dění, například obchodem nebo financemi zvlášť, ale ošetřuje všechny firemní pocesy najednou. Vznikl na základě představy, že obchodník je pro klienta i konzultantem a řídí zakázky od získávání až po fakturaci. Tím se Atollon liší od stovek existujících produktů, které řeší pouze parciální problémy. Atollon vývojem nových modulů pro Lagoon Project Management nabízí komplexní řešení pro řízení celé (projektově řízené) firmy.

Většina drobných podnikatelů vám ale asi stejně poví, že si vystačí s Outlookem a Excelem v kombinaci s fakturačním nástrojem zdarma…

Záleží na tom, zda-li řídí firmu podnikatel, který pracuje na své firmě nebo živnostník, který je sám zaměstnancem ve své firmě. Atollon umožňuje nastavovat firemní procesy a pomáhá jí škálovat a zajišťovat stabilitu. Firma se již nemusí tolik spoléhat na hrdinské výkony zaměstnanců, ale může lépe plánovat a zajistit úspěch projektů. To lze s výše uvedenými nástroji realizovat také, ale s mnohem větším úsilím.

A v čem je např. Atollon lepší než Outlook? Atollon např. vytváří automaticky poštovní schránky pro každého klienta nebo projekt či obchodní případ. Do každé takové schránky je možné zasílat zprávy i z externích e-mailových systémů nebo ukládat jiné typy záznamů, od dokumentu nabídky po vystavenou fakturu s příslušnou korespondencí. Pokud jde o řešení, kdy podnikatel užije Excel s fakturačním nástrojem zdarma, nelze mu co do výstupu nic vytknout. Stačí ale zohlednit, kolik ho to stojí času, který by jinak mohl využít pro tvorbu nových hodnot, a budete se na věc dívat jinak. Navíc s Atollonem může fakturovat sám projektový vedoucí.

Trh ale nabízí nepřeberné množství krabicových aplikací?

Ano a mnoho z nich je i velmi kvalitních. Pokud to ale s podnikáním myslíte vážně, musíte si uvědomit, že volba technologií není izolovaná událost a že má dopad na celkový rozvoj firmy na mnoho dalších let. Pro klíčové procesy je proto třeba vybírat aplikace, které svým rozsahem zajišťují dobrou obsluhu potřeb firmy a zároveň obsahují plně zdokumentované API (aplikační programové rozhraní) a jsou tedy propojitelné s jinými systémy.

Volba jednoduché krabicové aplikace může krátkodobě zalepit problém. Její rozšíření ale bývá zpravidla velmi drahé, anebo dokonce nemožné a vám nezbude než se spokojit s polovičním řešením nebo investici zahodit. To se klientům Atollonu nemůže stát. My nabízíme platformu, která umožňuje přizpůsobit systém nejrůznějším procesům ve firmě a dále ho snadno rozšiřovat.

Firmy se právem obávají úniku a ztráty dat. Jak je proti tomu váš systém zajištěn?

Samozřejmě technickými prostředky jako jméno, heslo a šifrovaná komunikace. Pokud jde o externí úniky dat, ty se daří úspěšně eliminovat. Náročnější je předcházet únikům dat uvnitř firmy, kde záleží na chování samotných zaměstnanců. To lze ošetřit detailními přístupovými oprávněními až na úroveň jednotlivých záznamů v systémech. Každý dokument nahraný do systému Atollon Lagoon dostává stejná práva jako složka, do které patří.

Jde o to, aby například programátor viděl jen vlastní projekty. Záleží na firmách, jak si to chtějí nastavit. Menší firmy zpravidla využívají možnost, aby každý zaměstnanec viděl a sdílel data se svými kolegy, což mívá i motivační efekt. Větší firmy, anebo ty, které pracují s citlivými daty, zase upřednostňují odstínění. Náš systém je unikátní tím, že dotáže požadavky na viditelnost nastavit velmi jemně napříč všemi procesy.

A co bezpečnost a stabilita serverů?

Za deset let, co sami hostujeme, jsme měli jediný delší výpadek. Trval tehdy jeden den. Za poslední tři roky se nám daří udržovat systém bez vážnějších poruch.

Díky lidem, kteří na to denně dohlížejí, a díky dobré podpoře jsme schopni reagovat na jakoukoli závadu velmi pružně. Data v systému samozřejmě firmám zálohujeme, a to každý den.

Hostování a zálohování dat u nás vyjde menší a střední firmu mnohem levněji, než když si to zajišťuje sama. Už jen proto se vyplatí využít Atollon.