• Kolik času strávíte s vytvořením jedné nabídky?
• Kolik s archivací odeslaného?

Počítejte se mnou, pakliže vytváříte jednu nabídku 5 minut včetně odeslání, dále Vám 2 minuty zabere archivace takové nabídky do složek na sdíleném serveru a takových nabídek denně vytvoříte dvacet.

V tomto případě denně strávíte nabídkami: (5+2) x 20 = 140 minut = 2 hodiny 20 minut

Přijde Vám okolo 30% pracovního času tráveného na nabídkách produktivní? Jak proces pokračuje po potvrzení cenové nabídky? Pravděpodobně zasíláte potvrzení objednávky, což také stojí nějaký čas. Následuje fakturace, kdy začíná podobný proces znovu.

Proces projde přes tři oddělení: obchod (nabídka), zákaznický servis (potvrzení objednávky) a fakturace. Co když se informace zbrzdí nebo dokonce zastaví? Více na téma pomalé informace zde.

V každém oddělení zabírá zpracování procesů další čas. Většinou se čas krátí a procesů ubývá. Řekněme tedy, že zákaznický servis obdrží pouze 10 objednávek, které potvrdí a zadá do systému během 50 minut a fakturace těchto 10 objednávek je záležitostí na 20 minut.

Souhrnně se tedy 20 poptávek rovná 3 hodiny a 30 minut času!

Tímto jsem popsal obvyklou cestu, která funguje v průměrných podnicích. To čím se liší lídři a inovátoři trhu je hledání lepších cest.

Snažíme se pomáhát najít Vám tyto cesty, jak?

Představte si situaci, kdy každá vaše nabídka bude mít jasně danou strukturu, bude vytvářena rychleji, archivována automaticky a budete jednoduše moci předat dokumentaci dál ke zpracování. Nebo ještě lépe bude se jednat o jeden dokument, se kterým bude pracovat jiné oddělení.

Opět spolu spočteme čas na zpracování nabídky a archivaci s využitím Atollonu. Zpracování je díky systematizaci, automatickému předvyplnění údajů rychlejší, čas se zkrátí na 3 minuty. Archivace je automatická tj. časová investice 0.
Počty jsou následující (3+0) x 20 = 60 minut.

Úspora je tedy takřka hodina a půl(!) a to jenom v obchodním oddělení. Počítáme-li dále úsporu na zákaznickém servisu minimálně 40 minut, jelikož pracuje se stejným dokumentem, volí pouze jinou šablonu pro tisk + nemusí nic zadávat do systému. Nejinak tomu je u fakturace, kde se čas zkrátí o přibližně polovinu čili o 10 minut. Celkem je úspora 2 hodiny, 20 minut.

Zaměstnanci neefektivně fungující firmy tráví denně 3 a půl hodiny odpovídáním na poptávky, pokud se neefektivním činnostem vyhnete, bude tato doba hodina a deset minut!

Změřte si čas, který denně trávíte na poptávkách:

čas obchodu (vypracování + archivace) x počet zpracovaných poptávek/den = _____ min
čas zákaznického servisu (vypracování + archivace) x počet objednávek/den = _____ min
čas fakturace (vypracování + archivace) x počet objednávek /den                      = _____ min
je možné připočítat i čas na možné vymáhání pohledávky, které je s Atollonem možné částečně automatizovat.

                                                                                                                        Celkem ____hodin____min

Ať má Vaše cenová nabídka, potvrzení objednávky či faktura jakoukoliv strukturu, na čas, jenž s ní strávíte v Atollonu nemá vliv. Díky předdefinovaným postupům a automatickému vyplnění známých dat je čas stále stejný.