Na příkladu účetní firmy a fiktivního klienta, se kterými mám blízkou osobní zkušenost, bych rád prezentoval, jak dobré procesní řízení firmy garantující maximální kvalitu poskytovaných služeb, může povýšit průměrnou účetní firmičku na skvěle promazaný stroj na peníze.

Každý podnikatel, ať už pracuje v kterémkoli odvětví a zejména v oblasti poskytování profesionálních služeb, chce za svou dobře odvedenou práci dostat přiměřeně dobře zaplaceno. Zejména poskytování účetních služeb považuji i v období hospodářských výkyvů za poměně stabilní odvětví. Vedení účetnictví je dané zákonem a žádný jednatel nebo předseda představenstva si nedovolí ho podcenit. Velká fluktuace klientů mezi účetními firmami není, přesto se může snadno stát, že zrovna vašeho klienta odloví jiná, progresivní účetní firma nabízející moderní služby za příznivé ceny. Pokud nechcete, aby se to stalo vám, začněte s tím co nejdříve něco dělat. Zejména tlak na nižší ceny služeb Vás povede k vážnému zamyšlení, jak zefektivnit chod společnosti.

Několik let (před více než 10 lety) jsem pracoval v kombinované roli jako IT specialista a účetní v renomované nadnárodní firmě poskytující manažerské, účetní, právní a administrativní služby. V současnosti je moje role opačná a jsem klientem účetní firmy, u které outsourcujeme vedení účetnictví. Znám problematiku fungování účetní firmy a informačních technologií velmi dobře a dokáži snadno rozpoznat rozdíl mezi kvalitní nebo průměrnou účetní firmou.

Co od účetní fírmy očekávám?

Zejména proaktivní jednání

Nechci na mé povinnosti v oblasti účetnictví, zejména na termíny myslet. Chci se plně spolehnout na to, že naše zákonné povinnosti splníme řádně a včas. Očekávám, že to za mě udělá účetní, že mě vždy včas upozorní na blížící se termíny a bude mne motivovat k včasnému dodání podkladů. Vždyť si ho za to platím. Ani by mne nenapadlo řešit, zda-li můj účetní dodržuje platné předpisy, např. Zákon o účetnictví. To považuji za samozřejmé a kvalitu poskytovatele podle toho hodnotit nebudu.

Přidaná hodnota

Očekávám, že mi účetní poskytne nějakou přidanou hodnotu. Zejména bych rád, aby mi vždy včas poskytl okomentovanou měsíční uzávěrku, upozornil mne na možné problémy, upozornil mne, že za nás do výsledovky doplnil nějaké odhadnuté náklady, jelikož jsme nedodali všechny doklady včas.

Vůdcovství

Chci od svého účetního, aby mě motivoval nadále zlepšovat standardy jím poskytovaných služeb, tedy aby doplnil výsledky o konsolidace napříč národními organizačními jednotkami, připravili jsme společně jednoduché finanční analýzy, nastavili rozpočty na následující období, apod. Naše firma nemá finančního manažera na plný úvazek a tuto roli částečně očekávám od svého účetního.

Určitě si říkáte, že jsem idealista a že je to v praxi nemožné, nebo že by daná služba musela být velmi drahá. Ano, souhlasím. Za dobrou službu je nutné dobře zaplatit. Jenže já chci platit jen za ty služby, u kterých cítím nějakou přidanou hodnotu. Cokoli dalšího jsou vyhozené peníze. Chci platit za přepisování vydaných faktur? Chci, aby senior účetní řešil nevyřešené halířové nedoplatky a strávil tím hodiny e-mailováním? Chci seniorskou cenu za práci juniora? Nechci. Cokoli, co nepřidává hodnotu jsou jen vyhozené peníze.

Jenže co je v účetní firmě nejdražší položka? Lidská práce. Každá účetní firma, která chce být úspěšná, by tedy měla zásadním způsobem racionalizovat práci svých lidí. Pokud to neudělá, může si nechat zdát o dobré odměně za dobře vykonanou práci.

V mé bývalé praxi u účetní firmy bylo zásluhou zejména skvělého vedení firmy a několika málo seniorů v jinak velmi početném týmu, že jsme odevzdávali špičkovou práci. Tajemství enormního úspěchu firmy spočívalo z mého pohledu zejména ve skvěle zvládnutých procesech. Zejména ty zajišťovaly vysokou úroveň kvality poskytovaných služeb a nárok na nehorázné odměny, za které byli klienti ochotní platit. To je ale dnes minulostí.

Co se však změnilo?

Firmy klientů v době hospodářské konjunktury běžely na plné obrátky a byli ochotni zaplatit za velmi kvalitní službu hodně peněz, i když největší část práce realizovali junioři a jejich práce byla prodávána za ceny seniorů. Ani tito klienti si však takový luxus nemohou v současnosti dovolit. Stále však chtějí vysokou úroveň poskytovaných služeb. Je však možné toto zajistit?

A co s tím můžete udělat vy?

Pokud pominu možnosti expanze - tedy akvizice nových klientů - jedinou možností, jak při stávajících (nebo v horším případě snižujících se) obratech zvyšovat kvalitu poskytovaných služeb je neustálá práce na racionalizaci vedoucí ke zvyšování produktivity.

Skvěle zvládnuté procesy na prvním místě

Při zkvalitňování poskytovaných služeb z velké míře závislých na lidské práci nemůžete expandovat rozšiřováním počtu hodin strávených s klienty. To by vedlo buď k najímání nových lidí, což značně prodraží poskytovanou službu, tedy bude zcela neprůchodné nebo k rozšiřování úvazku stávajících lidí, což není dlouhodobě udržitelné.

Racionalizace procesů spočívá zejména ve vyloučení nutnosti zadávat jakákoli data duplicitně a v automatizaci veškerých rutinních úloh. Jenom to umožní několika málo opravdovým odborníkům ve vaší účetní firmě věnovat se nikoliv rutině a administrativě práci, která má jasnou přidanou hodnotu pro klienta.

Jak na to?

Racionalizace procesů se zdá být během na dlouhou trať, bez hmatatelných výsledků příští týden. Ano, máte pravdu. Jenže ti, co to zvládli, dnes nepotřebují chodit do práce vůbec a věnují se svým koníčkům, např. zakládání nových firem. Racionalizovat procesy je nutné každý den. Po malých krůčcích. Je nutné sebrat odvahu a začít, soustavně pracovat na vlastí firmě a jejích procesech. Alespoň jedno malé nebo větší vylepšení denně. Za rok to bude minimálně 200 malých vylepšení. Aby však veškerá implementovaná vylepšování byla trvalá a ve firmě se uchovala déle než do příští schůzky vedení firmy, potřebujete dobrý systém.

Pokud nechcete být na této cestě sami, nabízíme pomocnou ruku, zkušenosti a hotové řešení. Stačí si s námi sjednat nezávaznou schůzku, na které probereme vaše potřeby.